締め切りとは？
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Outlookなどのスケジュール管理ソフトで、よく見かけるToDoリスト。カレンダー的思考から離れて、便利に活用するテクニックをご紹介します。 ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 まずToDoリストを活用する際の基本的なテクニックとしてお勧めしたいのが、ToDoリストで締切を設定する際に、若干締切日を前倒しに設定することです（10月27日と11月6日のシゴトハック研究所参照）。 ToDoリストを使うときにありがちな失敗は、ToDoの締め切りを本当の最終締切日に設定してしまうことです。もちろんカレンダー的思考回路で考えれば、ToDoを締切日で記入するというのは間違いではありませんが、ToDoリストの世界ではこれは失敗の元です。 ToDoリストの機能には、アラームやカレンダーやポータルへの表示など、さまざまな形で私たちにリマインドする機能がありますが、この機能は大抵締切日が基準になっています。すると、当然のことながら、その当日になるまでアラームは鳴らないし、ポータルにも表示されない事態に陥ってしまうわけです。 これではせっかくの機能も宝の持ち腐れ。仮に当日で間に合う作業でも、その日に別の仕事が入ってしまって間に合わなくなるかもしれません。本当にその当日に実施すればいい作業以外は、できるだけ前倒しの締切日を設定するようにしましょう。 とはいえ、前倒しで締切を設定した場合にも落とし穴があります。それは終了するのに1日がかりだったり、複数日にまたがるような大きなToDoの場合です。 例えば、今日から12月15日に実施するプレゼンテーションに向けて資料を作成するとしましょう。「プレゼン資料の作成」というToDoを作成して、プレゼン前日の12月14日に締切を設定したとします。 一般的なToDoリストは締切日順に一覧表示しますから、ほかのToDoも一緒に並んでいると、プレゼンのToDoがどれだけ重要でも埋もれがちです。おまけに、先ほど書いたようにアラームが出るのは12月14日ですから、思い出したころには、徹夜でがんばらなければ作業が終わらないということにもなりかねません。 そこでお勧めなのが、1つのToDoの中に複数の締切を設定する方法です。プレゼン資料の作成であれば、下記のようにしてみましょう 1つの大きなToDoを細かい実際の作業に分割することで、少なくとも前日に何ひとつできていないという状況を避けることができるのです（10月13日のシゴトハック研究所参照）。 もちろん「たかがプレゼン資料の作成にToDoを4つも5つも入力するのは面倒だ」という人も多いと思います。そこで、デジタルツールならではのToDoリストのメリットを活かしましょう。デジタルツールのメリットとは「編集が容易」という点です。 1）「プレゼン資料の作成」というタイトルでToDoを作成、2）さきほどの各作業をToDo本文欄にまとめて入力、3）そのToDoの締切を最初の作業の締切である12月1日に設定して保存する――のです。 あとは、最初の作業が終わった段階で、次の作業の締切である12月3日に締切を変更して保存。次の作業が終わったら、その次の締切の12月10日に変更して保存、と繰り返すだけです。一覧の状態で作業内容を思い出したい場合は、「プレゼン資料の作成（ストーリーの組み立て）」というようにタイトルに作業内容を書いてもいいでしょう。 一覧で作業内容を知りたい場合は、「プレゼン資料の作成（ストーリーの組み立て）」と、タイトルに作業内容を書くのも手だ 最初の作業が終わるまで、ToDoリスト上に他の作業は存在していないように見えてしまいますが、どちらにしろ手をつけられるタスクはひとつずつですから、最初の作業が終わらなければ次の作業には手をつけられません。自分自身の仕事を管理するのであれば、このやり方でそれほど問題は出ないと思います。 紙のメモ帳やカレンダーでは、何度も1つの情報を書き直すのは大変ですが、デジタルツールなら編集も自由自在です。複数のプロジェクトに携わっていたりすると、紙のツールでは収集がつかなくなるケースも多くなってくると思いますので、この連載を機会に、デジタルなToDoリストの使い方を見直してみてはいかがでしょうか。 NTT、ITコンサルを経て、現在はアリエル・ネットワーク株式会社プロダクト・マネジメント室マネージャ。ビジネスパーソンの生産性向上のためのソフトウェアの企画・開発やコンサルティング業務に従事するほか、グループウェアやブログ、仕事術などに関する執筆・講演活動を行っている。ブログは「ワークスタイル・メモ」と「tokuriki.com」 やっつけたい仕事を「橋」に誘い込んで、“一対一の戦い”に持ち込む。これを意識することで、「前倒し」を普段から実践し、さらには習慣化できるようになります。 前倒しで仕事をするにはどうすればいいのか。キーワードは、「向こう1週間の予定やタスクの確認」「長篠メソッドの応用」「嵐の前の静けさを合図に」です。 誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 シゴトハック研究所：続・「自分との約束」を守るには？【解決編】自分との約束を守ることは意識としては理解しても、実際に行動するのは難しいものです。そんなときには、うまく道具を使って、「自分の時間」の所有感を持てるようにしましょう。 ライフハック テンプレート：＃064 子供の言葉シート「人生の目標は何ですか？」。これに答えられるようにするには、視点を“子供”に変えてみましょう。そのお手伝いをするシートを用意しました。 3分LifeHacking：待ち合わせの目印に最適な“ペーパー”ビジネスだけでなくオフ会などでも、面識のない人と待ち合わせる際の目印に適したアイテムを考えてみよう。 仕事耕具：付せんの“のり”もドット状――コクヨ、はがれにくく反りにくい「ドットライナーラベルメモ」コクヨS&Tは、テープのり「ドットライナー」と同様に、のりをドット状に塗布した付せん「ドットライナーラベルメモ」を1月7日に発売する。価格は262円〜304円。 紙をスキャンしたPDFもWord、Excelに変換──リッチテキストPDF4配布されたPDFファイルをOfficeソフトのフォーマットに変換するリッチテキストPDF4。今回、OCR機能も搭載し、紙の資料をスキャンして作ったPDFからの変換も可能になった。 地方銀行からIT業界へ。さまざまな経験を積み、いつしかプロマネとして活躍するように。彼女を育てた経験とは？ 組み込み開発の最前線で活躍するエンジニアが大学生に講演。そこで語られた組み込み開発のいろはと、これからのエンジニアに求められる能力とは 論理思考は、転職活動で普通に求められる能力だ。その論理思考が、転職活動でいかに重要かを、ある事例から紹介する jobtxt2 += '匿名｜最高25社から査定結果が届く。査定｜プロが鑑定するあなたの市場価値'; |
[ 53] ITmedia Biz.ID：「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0611/22/news038.html
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誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 【問題編】では、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事を何とかする──という課題が浮かび上がりました。現状を分析すると、以下のようになります。 まず、現状で注目すべきは「一気に終わらせる必要がある」ことです。5分や10分で終えられるような比較的小さなタスクであればさほどプレッシャーにはなりませんが、おおむね30分以上かかる大きなタスクになってくるとプレッシャーが生まれ、「よし、やるか！」という気合いでこれをはねのける必要が出てきます。 大きなタスクには、プレッシャーに加えて手順の複雑さという要因も絡んできます。小さなタスクであれば特に手順を考えなくても、手を動かせばできてしまうことが多いため、あまり意識されませんが、タスクが大きくなってくると手順が複雑になる──すなわち作業の内容に応じて最適な順序で取り組むための「段取り」が求められるようになるのです。 いうまでもなく、1つ1つ順番に片付けるほうがいいといえます。なぜなら、「勢い」で片付けてしまうと再現性が低くなってしまうからです。「よく分からないが、とにかくがんばったら終えることができた」ということでは次回に同じような仕事に取り組む際に再び「勢い」に頼らなければならなくなります。 一方、順番に片付ける方法では、最終的なゴールに行き着くまでの工程を分割し、小さなタスクの集まりにするという準備をすることになります。分割した小さなタスクには、それぞれ終了条件としてのゴールがあり、これら小さなゴールを1つ1つクリアしていくことで、確実に仕事を進めることができるわけです。 このように、一気に終わらせるには手に余るようなタスクは、小さなゴールに分割することで、作業のプレッシャーを軽減する効果が得られるとともに、どこまで終わったかの進捗が把握できるようになります。 最終的な締め切りに対して、これら小さなゴールを「マイ締め切り」と呼ぶことにします。最終的なゴールは常に意識しておくべきことではありますが、それがあまりにも遠いと、なかなかピンとこないものです。これは「あぁ、今週中に資料を作らないと……」と思いつつ、気づいたら金曜日になっている、という状況を招く原因の1つとなります。 マイ締め切りを設定しておけば、「今日すべきことは何か？」という近いゴールを意識できるようになるため、これを毎日確実にクリアしていくことで、最終的な締め切りの前日になっても慌てることがなくなります。 マイ締め切りには2つの効用があります。1つは「注意の最適化」、もう1つは「追われるモードの打破」です。 例えば、「提案資料作成」というタスクがあった場合は、「提案資料を作らなくては……」と思っているだけでは具体的に何をすればいいかが不明確なため、結局何も進まずに時間だけが過ぎていくことになりがちです。 小さなゴールに分割して、それぞれごとにマイ締め切りを設定することで、例えば「今日は参考資料を読み込むところまで」というようにアクションが明確になります。いい換えれば、そのことにさえ注意していればよくなるわけです。 「提案資料を作らなくては……」と思っているだけの時は、そこから派生するさまざまな作業が思い浮かぶために注意が分散してしまい、結局どれもこれも手が付けられない、という状況を生んでしまうのです。 最終的な締め切りは「与えられる」ことが多いものです。必然的に「追われるモード」で仕事をすることになります。そこで、自分で設定したマイ締め切りを日々守っていくようにすれば、自分で自分に締め切りを「与える」ことになり、仕事を「追いかけるモード」にシフトさせることができます。 さらに、日々のマイ締め切りで区切られたタスクは全体の一部に過ぎないため、「今日はここまでやればいい」という、いってみれば「完了させなくてもいい仕事」になります。 最終的な締め切りに追われている状況では、仕事は常に「完了させなければならない仕事」であるため、プレッシャーが強くなるものですが、これを防ぐことができるわけです。 勢いまかせに短時間で筋力トレーニングに取り組んでもあまり効果が得られないのと同じように、仕事も勢いではなく、きちんとインターバルを挟みながらじっくりと取り組むようにすることで、結果として効率をアップさせることにつながるはずです。 仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ！」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』（翔泳社）がある。 「どうして今日になるまで仕事に取りかからなかったんだろう……」と思ったことはありませんか。IT商事でも、締め切り間際のバタバタが問題になっているようです。 複数の仕事を同時進行させるだけではなく、1つの仕事も細切れの時間で作業しなくてはならないのが、現代のビジネスマンだ。戦国時代の「長篠メソッド」に解決策を見る。 1つの仕事だけやっていればいいというのは今は昔。複数の仕事を同時進行するのが当たり前になってきています。こんな状況を乗り切るためには、どのような“迎撃体制”を組んでいけばいいのでしょうか シゴトハック研究所：続・「自分との約束」を守るには？【解決編】自分との約束を守ることは意識としては理解しても、実際に行動するのは難しいものです。そんなときには、うまく道具を使って、「自分の時間」の所有感を持てるようにしましょう。 ライフハック テンプレート：＃064 子供の言葉シート「人生の目標は何ですか？」。これに答えられるようにするには、視点を“子供”に変えてみましょう。そのお手伝いをするシートを用意しました。 3分LifeHacking：待ち合わせの目印に最適な“ペーパー”ビジネスだけでなくオフ会などでも、面識のない人と待ち合わせる際の目印に適したアイテムを考えてみよう。 仕事耕具：付せんの“のり”もドット状――コクヨ、はがれにくく反りにくい「ドットライナーラベルメモ」コクヨS&Tは、テープのり「ドットライナー」と同様に、のりをドット状に塗布した付せん「ドットライナーラベルメモ」を1月7日に発売する。価格は262円〜304円。 紙をスキャンしたPDFもWord、Excelに変換──リッチテキストPDF4配布されたPDFファイルをOfficeソフトのフォーマットに変換するリッチテキストPDF4。今回、OCR機能も搭載し、紙の資料をスキャンして作ったPDFからの変換も可能になった。 地方銀行からIT業界へ。さまざまな経験を積み、いつしかプロマネとして活躍するように。彼女を育てた経験とは？ 組み込み開発の最前線で活躍するエンジニアが大学生に講演。そこで語られた組み込み開発のいろはと、これからのエンジニアに求められる能力とは 論理思考は、転職活動で普通に求められる能力だ。その論理思考が、転職活動でいかに重要かを、ある事例から紹介する jobtxt2 += '匿名｜最高25社から査定結果が届く。査定｜プロが鑑定するあなたの市場価値'; |
[ 54] ITmedia Biz.ID：「マイ締め切り」で間際のバタバタをなくす【解決編】
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0610/13/news050.html
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小心者である私にとってこれほど厭な響きのものはない。締め切りと思っただけで、手がすくんでしまい、頭が硬直してしまって、文章を綴るどころではなくなる。 ところで、世の中はそんな小心者ばかりではないようである。締め切りといえど一向にあわてない。前日や前々日までは悠々と構えていて、その頃から猛然と馬力をかけ、前日は徹夜で、締め切りにはなんとか間に合わせてしまう。こんな大変な思いをするくらいなら、この次からはもう少し早くから準備をしたらよいのにと思うがそのようにはならない。そして次のときも、締め切り間際に力をだすのである。締め切りがのびても、そのぶん早く出来上がるわけではない。締め切りにならないと力が出ないというか、むしろ、締め切りをエネルギー源として馬力をかけているとでもいったらよいだろうか。極端にいうと締め切りがなければ仕事ができないということになる。 そういう芸当のできない小心派であるところの私は、締め切りにどのように対処しているかというと、締め切りが怖いので、近寄らないようにする。有名教授ではないので、そんなに原稿を頼まれるわけではないが、それでも頼まれる。断ってしまえばよいのだろうが、小心者なのでそれはできない。それより、なんだか面白そうだなという気持ちのほうが強い。それで、引き受けたとたんに文章を書いてしまう。面白そうだと思っているうちに書いてしまうのがよい。これだと締め切りを心配することはない。場合によっては引き受ける前に書いてみる。だから締め切りの数ヶ月前とか１年前とかに大体出来上がっている。出来上がった原稿は誰かに見て貰う。大抵は年下の「先生」に見て貰う。というか、同業者はだいたい年下の方々になってしまった。昔、私が教えたことのある人である場合が多い。「原稿をみてくれるほどに、偉くなってくれたか」といったたぐいの感懐を催すことはない。もともと彼らのほうが偉かったからである。 小心派であることのメリットは締め切りを気にしなくてよいというだけで、他にはない。デメリットはいっぱいある。一つは、いざ投稿というときに原稿がどこへいったものやら解らなくなってしまうことである。近頃は、コンピューターの中にあることは確かであるのだが。それでも、どのファイルに何という名前で片づけたものやら。またファイルがたくさん出てきて、どれが最終原稿だったかしばらく解らないということもある。講演や講義の準備であると二度手間、三度手間になる。前の日に準備して翌日講演するなどは楽だろうなと思う。ずいぶん前に準備して、途中で忘れて、また準備し直して、また忘れて、１週間前にまた準備して、前日見直して、当日の朝も見直している。こんな馬鹿なことをしていてよいのかなどとふと思う。よほどの暇人であると見られてもしかたがない。分担執筆の本などの場合は、なかに必ず、大幅に遅れる人がいる。そうするとどうなるかというと、私の書いた部分だけが、かなり古くさい内容になってしまっているということになる。ま、それほど新しい研究をしているわけでもないのだが。 このように締め切りには気を遣っていても、人生の締め切り時間が近づいてきていることはいかんともしようがない。最初は音もなく、最近はその足音が聞こえるようになってきた。 ▲ 千枚田 去年、石川県に来たばかりのときに能登半島の先端まで行った。輪島の先の千枚田のスケッチです。 |
[ 55] 会長メッセージ No.14
[引用サイト] http://www.esj.ne.jp/esj/message/no0014.html
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[ 56] 同人誌印刷 同人誌 入稿締め切り 印刷会社
[引用サイト] http://www.ko-sin.co.jp/sy4.htm
